为进一步规范我校收文办理工作，确保党和国家的方针政策以及上级机关的文件精神能够及时贯彻落实，根据《东南大学公文处理办法》(东大委〔2013〕40号)文件规定,结合工作实际，制定本细则。
第一条 本细则适用于学校党政及各部门收文办理工作。
第二条 本细则所指收文包括党和国家各级政府机关发给我校党委或行政的各类文件，包括决议、决定、公告、通告、意见、通知、通报、批复、函等。
第三条 收文办理工作是指收文签收、登记、承办、传阅、督办、归档等一系列相互关联、衔接有序的管理工作。
第四条 收文办理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则，公文运转各环节都坚持当天办理，对紧急重要公文，即收即办，确保“零滞留”“无差错”。节假日保持通讯畅通，确保有事及时到岗。
第五条 学校党委办公室和校长办公室是学校党政收文办理工作的主管部门，应当高度重视公文办理工作，加强组织领导，强化队伍建设。学校各部门应指定专人负责收文处理工作。
第六条 文件签收登记。
（一）由党委办公室或校长办公室指定专人负责文件签收、登记，并根据文件的属性确定通过网上办公系统还是纸质形式办理。各部门收到上级发来的文件（包括纸质文件、电子文件），应立即转给党委办公室或校长办公室登记。
（二）对收到的纸质文件应当逐件清点，核对无误后进行登记；对收到的电子文件应打印后登记。文件登记加盖收文专用章，标明收文序列号。发现问题，需及时向发文机构查询，并按有关规定采取相应的处理措施。
（三） 密级文件、没有密级但标有内部或阅读范围的文件、印发单位有明确规定不予上网的文件严禁上网处理。
通过东南大学办公系统下发给各部门、公开属性为依申请公开和不予公开的文件，文件经办人不得复印、拍照、下载到本地保存、上外网办理传阅和公开。
第七条 文件承办传阅。
（一）收文登记后，由党委办公室或校长办公室负责人根据文件内容、要求和工作需要，提出拟办意见。办公室负责人应在认真阅读文件、吃透文件内容、全面了解文件要求的基础上，撰写拟办意见。
（二）撰写拟办意见时要注意掌握以下原则：
1.对于需要学习贯彻落实的重要性工作文件及涉及全局性工作的文件，根据内容，请书记或校长阅示。书记或校长因故无法处理且来文又急需办理时，应征求他们的意见指定其他校领导阅示。
2.对于需要贯彻落实或回复，工作要求很明确的一般性或不涉及全局的专项工作文件，根据分工，请相关分管校领导阅示；涉及多位校领导的，应分别阅示。
3.对于没有明确办理要求且需要在一定范围了解掌握的文件，如涉及党和国家及地方政府的一般性政策、组织机构变化、领导讲话等文件，应根据文件内容结合工作需要提出相应阅知范围。一般可分为以下几个层面：①全体校领导，校长助理，中层正职，学术特区、新型科研机构主要负责人；②全体校领导，党委委员、纪委委员，各党工委、基层党委、党总支、直属党支部书记，党委各部、委、办，工会、团委主要负责人；③分管校领导和有关部门单位负责人等。
4.提出拟办意见有困难或对拟办意见没有把握时，应事先请示常务副书记或常务副校长，根据他们的意见撰写拟办意见。
5.拟办意见如果不准确，承办部门负责人应及时反馈党委办公室或校长办公室，根据反馈信息以及校领导的指示，及时调整拟办意见。
(三)拟办意见提出后，需阅办的文件要及时送有关校领导批示，并根据校领导批示，及时通知相关部门或人员阅知办理；紧急公文应当明确办理时限并电话或短信提醒。
（四）承办部门对交办的文件应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。办理结果应经作出批示校领导同意后，由承办部门及时上报来文单位，并根据需要告知相关部门，填写办理意见，结束文件办理。
(五)阅知性文件，其中上网文件，按党委办公室或校长办公室负责人提出的阅文范围发送，填写阅文意见，结束文件办理；按规定不能上网文件的传阅，由党委办公室或校长办公室根据阅文范围，采取每周四集中阅文（一周安排在九龙湖校区，一周安排在四牌楼校区）或单独通知阅文的形式传阅办理，并履行签字手续。文件当日没有办理完毕的，必须放入办公室保险柜，不得擅自复印、拍照等，自觉遵守保密纪律，严防泄密事件发生。传阅过程中如校领导有批示意见，应按批示意见及时通知相关部门或人员到阅文地点阅知办理。
第八条 文件的督办。党委办公室和校长办公室对文件办理情况有催办、督促和检查的责任。上网办理的文件要及时了解掌握文件的办理进度情况，督促承办部门按期阅文、办理、办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。统计上网和不能上网文件的阅办情况，不能按要求阅办的部门，由分管校领导进行谈话。文件阅办情况按年度分别在基层党委书记会、校长、处长、院长（系主任）联席会上通报。
第九条 文件的归档。文件办理完毕后，应按照《东南大学文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（校通知〔2011〕20号）、《东南大学电子化办公系统公文归档与管理暂行办法》（校通知〔2005〕97号）要求，由承办部门即时归档电子材料，按年度及时将纸质文件和相关办理材料打印、整理归档。归档工作在次年的2月底前完成。
上级来文原件由党委办公室和校长办公室统一移交档案馆，收文办理过程中形成的电子材料，承办部门通过“打印稿纸”制成纸质材料并附加鉴别信息后提交档案馆。
第十条 本细则由党委办公室和校长办公室负责解释。从发布之日起执行。